PPWR technische documentatie: het dossier achter uw verpakking

Wat is de technische documentatie onder de PPWR?

De technische documentatie, vaak het technisch dossier of verpakkingsdossier genoemd, is de onderbouwing waarmee de fabrikant aantoont dat een verpakking aan de eisen van de verordening voldoet. Aan de hand van die documentatie moet te beoordelen zijn of de verpakking voldoet, en zij bevat een adequate risicoanalyse en -beoordeling wat betreft niet-conformiteit bijlage VII, punt 2 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

De fabrikant stelt de technische documentatie op voordat hij de verpakking in de handel brengt art. 15, lid 2 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Pas als daaruit blijkt dat de verpakking voldoet, stelt hij de EU-conformiteitsverklaring op. Het dossier komt dus eerst.

Wat er in het technisch dossier moet

De documentatie specificeert de toepasselijke eisen en gaat, voor zover relevant, over het ontwerp, de vervaardiging en de werking van de verpakking. Voor zover van toepassing bevat zij ten minste bijlage VII, punt 2 PPWR (opent in een nieuw tabblad) :

1. een algemene beschrijving van de verpakking en het beoogde gebruik;
2. ontwerptekeningen, fabricagetekeningen en de materialen van de componenten;
3. de beschrijvingen en toelichtingen die nodig zijn om die tekeningen en de werking van de verpakking te begrijpen;
4. een lijst van de toegepaste geharmoniseerde normen, gemeenschappelijke specificaties en andere technische specificaties voor meting of berekening, met bij gedeeltelijke toepassing welke delen, en zonder normen een beschrijving van de gekozen oplossingen;
5. een kwalitatieve beschrijving van hoe de beoordelingen van recyclebaarheid (art. 6), minimalisering (art. 10) en herbruikbaarheid (art. 11) zijn uitgevoerd;
6. testverslagen.

Daarnaast moet de fabrikant ervoor zorgen dat het productieproces verpakkingen oplevert die overeenkomen met het dossier bijlage VII, punt 3 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Het dossier beschrijft dus niet alleen een ontwerp op papier, maar ook de verpakking die werkelijk van de band komt.

Wat uit het dossier moet blijken

Verschillende artikelen bepalen uitdrukkelijk dat de naleving in de technische documentatie moet worden aangetoond. Niet al die eisen gelden al; een deel gaat pas later in, soms op een datum die afhangt van een uitvoeringshandeling van de Commissie.

Voor minimalisering schrijft de verordening zelfs voor wat het dossier moet bevatten: een toelichting op de gebruikte specificaties en normen, per prestatiecriterium de ontwerpeisen die verdere vermindering van gewicht of volume verhinderen, en de testresultaten, studies of simulaties waarmee het minimale volume of gewicht is beoordeeld art. 10, lid 4 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

Leveranciers leveren de gegevens

Het meeste van wat in het dossier moet staan, weet de fabrikant niet zelf. Wat zit er in de inkt, de lijm of de coating? Hoeveel gerecycled materiaal zit er in de folie? Daarom verplicht de verordening leveranciers van verpakkingen en verpakkingsmateriaal om de fabrikant alle informatie en documentatie te geven die hij nodig heeft, inclusief de technische documentatie voor de artikelen 5 tot en met 11, in een taal die de fabrikant gemakkelijk begrijpt art. 16, lid 1 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Voor verpakkingen die met levensmiddelen in contact komen, hoort de documentatie uit die sectorregels erbij art. 16, lid 2 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

Voor PFAS is er een aparte regel: ligt de totale hoeveelheid fluor boven 50 mg/kg, dan moet de fabrikant, importeur of downstreamgebruiker van de stof op verzoek bewijs leveren van de hoeveelheid fluor, zodat de fabrikant of importeur van de verpakking de technische documentatie kan opstellen art. 5, lid 5, c) PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

Op verzoek binnen tien dagen

Op een met redenen omkleed verzoek van een nationale autoriteit verstrekt de fabrikant alle informatie en documentatie die nodig is om de conformiteit aan te tonen, inclusief de technische documentatie, in een taal die de autoriteit gemakkelijk begrijpt. Dat gebeurt elektronisch en op verzoek op papier, en de relevante documenten moeten binnen tien dagen na het verzoek beschikbaar zijn art. 15, lid 10 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Wie dan nog bij leveranciers moet navragen, haalt die termijn niet.

Een importeur stelt het dossier niet zelf op, maar moet vóór het in de handel brengen nagaan of de fabrikant dat heeft gedaan art. 18, lid 2 PPWR (opent in een nieuw tabblad) , en zorgen dat de technische documentatie op verzoek aan de autoriteiten kan worden verstrekt art. 18, lid 7 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Meer daarover op onze pagina voor importeurs.

Bewaren, en wie dat mag doen

De fabrikant bewaart de technische documentatie vijf jaar bij verpakkingen voor eenmalig gebruik en tien jaar bij herbruikbare verpakkingen, vanaf het in de handel brengen art. 15, lid 3 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

Een gemachtigd vertegenwoordiger mag het beschikbaar houden van de documentatie namens de fabrikant overnemen, als dat in het mandaat staat bijlage VII, punt 5 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Het opstellen van de technische documentatie kan de fabrikant echter niet aan een gemachtigde overdragen art. 17, lid 2, slotalinea PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

Het dossier is ook geen eenmalig stuk. Fabrikanten moeten procedures hebben om de conformiteit van hun serieproductie te blijven waarborgen, en houden rekening met wijzigingen in ontwerp, eigenschappen, normen en specificaties. Kan de conformiteit in gevaar komen, dan volgt een nieuwe beoordeling art. 15, lid 4 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Dat bijhouden kunt u aan ons uitbesteden.

Hoe wij uw technisch dossier opbouwen

1. Afbakening. We stellen vast voor welke verpakkingen u de fabrikant bent en welke eisen daarop van toepassing zijn, nu en later.
2. Uitvraag bij leveranciers. Per verpakking vragen we de informatie op die uw leveranciers op grond van artikel 16 moeten leveren, en vragen we na wat uitblijft.
3. Beoordeling. We beoordelen of de ontvangen gegevens de eisen dekken. Zijn er testverslagen nodig, dan geven we aan welke.
4. Opbouw. We stellen het dossier op volgens de onderdelen a tot en met f van bijlage VII, met de risicoanalyse erbij.
5. Verklaring. Op basis van het dossier stellen we de EU-conformiteitsverklaring op voor ondertekening.

In het artikel over gerecycled kunststof krijgt de Commissie de opdracht om uiterlijk 31 december 2026, samen met de rekenmethode voor gerecycled materiaal, ook het formaat voor de technische documentatie uit bijlage VII vast te stellen art. 7, lid 8 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . We bouwen het dossier zo op dat het aansluit op bijlage VII en aan te passen is als dat formaat er komt.