EU-conformiteitsverklaring voor verpakkingen laten opstellen

Wat is de PPWR-conformiteitsverklaring?

De EU-conformiteitsverklaring is het document waarin de fabrikant vermeldt dat is aangetoond dat een verpakking voldoet aan de eisen van de artikelen 5 tot en met 12 van de verordening art. 39, lid 1 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Dat zijn onder meer de eisen voor stoffen, recyclebaarheid, gerecycled materiaal, composteerbaarheid, minimalisering, herbruikbaarheid en etikettering.

De verklaring is het sluitstuk van de conformiteitsbeoordeling. Voor verpakkingen is dat de procedure interne productiecontrole (module A): de fabrikant garandeert en verklaart op eigen verantwoording dat de verpakking voldoet bijlage VII, punt 1 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . De onderbouwing staat in de technische documentatie. Zonder dossier is de verklaring dus niet op te stellen.

In het Engels heet dit document de declaration of conformity (DoC). Het model staat in bijlage VIII van de verordening bijlage VIII PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Hoe dat model er rubriek voor rubriek uitziet, leest u op onze pagina met een voorbeeld van de conformiteitsverklaring.

Wie stelt de conformiteitsverklaring op?

De fabrikant. Voordat hij verpakkingen in de handel brengt, voert hij de conformiteitsbeoordeling uit of laat hij die uitvoeren, en stelt hij de technische documentatie op. Blijkt daaruit dat de verpakking voldoet, dan stelt hij de EU-conformiteitsverklaring op art. 15, lid 2 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

Volgens de Europese Commissie is er in een toeleveringsketen altijd maar één fabrikant richtsnoeren Commissie, punt 2 (opent in een nieuw tabblad) . Wie dat is, verschilt per soort verpakking:

• Verkoop- en verzamelverpakkingen: normaal gesproken degene die de verpakking vult en het verpakte product in de handel brengt, vaak ook de eigenaar van het merk.
• Verzendverpakkingen: normaal gesproken de onderneming die de verzendverpakking maakt, tenzij de gebruiker er duidelijk zijn naam of merk op zet. Dan is de gebruiker de fabrikant.
• Eigen merk: wie verpakkingen of verpakte producten onder eigen naam of merk laat ontwerpen of maken, is de fabrikant, ook als er een ander merk zichtbaar is art. 3, lid 1, punt 13 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .
• Importeurs en distributeurs gelden als fabrikant als zij verpakkingen onder eigen naam of merk in de handel brengen, of verpakkingen zo wijzigen dat de naleving in het gedrang kan komen art. 21 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

Voor micro-ondernemingen die onder eigen merk laten maken, kan de leverancier van de verpakking de fabrikant zijn. De verordening formuleert de voorwaarde daarvoor niet overal gelijk: de definitie spreekt van een leverancier in dezelfde lidstaat art. 3, lid 1, punt 13, b) PPWR (opent in een nieuw tabblad) , artikel 15 van een leverancier die in de Unie is gevestigd art. 15, lid 12 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . De Europese Commissie houdt in haar richtsnoeren "dezelfde lidstaat" aan richtsnoeren Commissie, punt 2 (opent in een nieuw tabblad) , en daar gaan wij ook van uit. Valt u daaronder, dan toetsen we dat per leverancier.

Meer over de verschillende rollen leest u op de pagina over rollen in de PPWR.

Wat er in de verklaring staat

De verklaring volgt de structuur van het model in bijlage VIII en bevat de elementen van de module uit bijlage VII art. 39, lid 2 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Het model kent acht rubrieken:

1. een uniek identificatienummer van het product;
2. naam en adres van de fabrikant, en in voorkomend geval van de gemachtigd vertegenwoordiger;
3. de vermelding dat de verklaring wordt verstrekt onder volledige verantwoordelijkheid van de fabrikant;
4. het voorwerp van de verklaring: een beschrijving aan de hand waarvan de verpakking kan worden getraceerd;
5. de toepasselijke harmonisatiewetgeving van de Unie waaraan de verpakking voldoet;
6. de toegepaste geharmoniseerde normen, gemeenschappelijke specificaties of andere technische specificaties;
7. in voorkomend geval de aangemelde instantie en de verstrekte certificaten;
8. aanvullende informatie.

Daaronder volgt de ondertekening: voor en namens wie, plaats en datum van afgifte, naam, functie en handtekening. De verklaring krijgt ook zelf een identificatienummer bijlage VIII PPWR (opent in een nieuw tabblad) . De verklaring wordt opgesteld in, of vertaald naar, de taal of talen die de lidstaat vraagt waar de verpakking in de handel wordt gebracht of op de markt wordt aangeboden art. 39, lid 2 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

Eén verklaring per soort verpakking

De fabrikant stelt voor elke soort verpakking een conformiteitsverklaring op, en in de verklaring staat voor welke verpakking ze is opgesteld bijlage VII, punt 4 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Hoe fijn u die indeling maakt, bepaalt hoeveel verklaringen u beheert. Is die te grof, dan dekt een verklaring ook verpakkingen met andere materialen of leveranciers, waarvoor het dossier geen onderbouwing bevat. Is die te fijn, dan onderhoudt u honderden documenten die bijna gelijk zijn. In de scan of aan het begin van de implementatie leggen we die indeling vast.

Valt de verpakking of het verpakte product ook onder andere EU-regelgeving die een conformiteitsverklaring vereist, dan wordt waar passend één verklaring opgesteld voor al die regelingen, met vermelding van hun publicatiereferenties. Die ene verklaring mag ook een dossier van afzonderlijke verklaringen zijn art. 39, lid 3 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

Verantwoordelijkheid, bewaren en actualiseren

Door de verklaring op te stellen, neemt de fabrikant de verantwoordelijkheid op zich voor de conformiteit van de verpakking art. 39, lid 4 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Volgens de Commissie is de fabrikant de enige marktdeelnemer die daarvoor wettelijk verantwoordelijk is, ongeacht wie de verklaring of delen daarvan feitelijk heeft opgesteld richtsnoeren Commissie, punt 2 (opent in een nieuw tabblad) . Wij stellen de verklaring op, u ondertekent en blijft verantwoordelijk.

De bevoegde autoriteiten streven ernaar elk jaar risicogebaseerd een deel van de verklaringen te controleren art. 39, lid 5 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . De fabrikant bewaart de verklaring en de technische documentatie vijf jaar (eenmalig gebruik) of tien jaar (herbruikbaar), vanaf het in de handel brengen art. 15, lid 3 PPWR (opent in een nieuw tabblad) , en verstrekt op verzoek een exemplaar bijlage VII, punt 4 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Een importeur houdt een kopie even lang beschikbaar art. 18, lid 7 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

De verklaring moet voortdurend worden geactualiseerd art. 39, lid 2 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Verandert het ontwerp of de leverancier, of gaat er een nieuwe eis in, dan moet ook de verklaring worden bijgewerkt. Dat bijhouden kunt u aan ons uitbesteden.

De gegevens komen van uw leveranciers

Een fabrikant die een doos, fles of folie inkoopt, weet zelf vaak niet precies waaruit die bestaat. Daarom verplicht de verordening leveranciers om de fabrikant alle informatie en documentatie te geven die hij nodig heeft om de conformiteit aan te tonen, inclusief de technische documentatie voor de artikelen 5 tot en met 11, in een taal die de fabrikant begrijpt art. 16, lid 1 PPWR (opent in een nieuw tabblad) . Bij verpakkingen die met levensmiddelen of andere gevoelige producten in contact komen, hoort de documentatie uit die sectorregels daarbij art. 16, lid 2 PPWR (opent in een nieuw tabblad) .

In de praktijk is dit het meeste werk: de juiste gegevens bij de juiste leverancier opvragen, beoordelen of ze de eisen dekken, en navragen wat ontbreekt.

Hoe wij de conformiteitsverklaring opstellen

1. Indeling. We bepalen voor welke verpakkingen u de fabrikant bent en delen ze in naar soort.
2. Gegevens opvragen. We vragen per verpakking de informatie op bij uw leveranciers en fulfilmentpartners, en vragen na wat uitblijft.
3. Technisch dossier. We bouwen per soort verpakking het technisch dossier op volgens bijlage VII.
4. Verklaring. We stellen de EU-conformiteitsverklaring op volgens het model van bijlage VIII en leveren die aan voor ondertekening.
5. Overdracht. U krijgt de verklaringen en het dossier zo geordend dat u ze binnen de termijn kunt verstrekken als een autoriteit erom vraagt.

Ontbreken er gegevens of blijkt een verpakking niet aan een eis te voldoen, dan stellen we geen verklaring op die dat verhult. U hoort wat er ontbreekt en wat de opties zijn.